Tipps zu MS-Office und zum Internet


Startseite

Windows

  1. Verknüpfungen auf der Oberfläche anlegen
  2. Kontextmenü am Startknopf vervollständigen
  3. Logbuch mit dem Editor anlegen

Word

  1. Fehler aus dem Wörterbuch entfernen
  2. Einen Übungstext automatisch erzeugen
  3. Textbausteine (Autotext) einsetzen
  4. Autokorrektur nutzen
  5. Formel und Ergebnis gleichzeitig anzeigen

Word 2007/2010

  1. Falzmarken einsetzen
  2. Adress und Infoblock erstellen
  3. Serienbrief erstellen
  4. Feldfunktionen einsetzen

Excel

  1. Text und Zellwerte verbinden
  2. Standard-Diagramm erstellen
  3. Gesamte Tabelle markieren
  4. Eigene Funktionen erstellen

Excel 2003

  1. Große Tabellen mit Maske eingeben

PowerPoint

  1. ClipArts auflösen
  2. Zeichnungselemente gruppieren
  3. Effektive Tastenkombinationen

Internet Explorer

  1. Kurztasten für den Internet Explorer
  2. Links für Internetseiten erstellen

ECDL-Testfragen

Modul2-Computerbenutzung und Dateimanagement (Windows7)

  1. Auf welche der acht Kategorien müssen Sie klicken, um Ihr Windows-Kennwort ändern zu können?
  2. Wohin müssen Sie klicken, um den Computer herunterfahren zu können?
  3. Wo müssen Sie klicken, um den Task-Manager aufzurufen?
  4. Wo können Sie die Hilfe aufrufen?
  5. Was passiert, wenn Sie im Windows-Startmenü den Befehl "Energie sparen" anklicken?
  6. Sie haben den Windows-Explorer gestartet. Wo können Sie sich eine Übersicht über die Version des Betriebsssystems, den Arbeitsspeicher und alle Basisdaten des Computers anzeigen lassen?

Modul3-Textverarbeitung (Word 2007)

  1. Das Lineal ist ausgeblendet. Wo können Sie klicken, um das Lineal wieder einzublenden?
  2. Sie haben ein Bild in die Zwischenablage kopiert.
    Wo können Sie klicken, um es in der Zeile einzufügen, in der der Cursor steht?
  3. Wo im Register "Seitenlayout" müssen Sie klicken, um das Dialogfenster "Rahmen und Schattierung" zu öffnen?
  4. Sie möchten den markierten Text mit einer roten Wellenlinie unterstreichen. Wo im aktuellen Register Start oder im geöffneten Kontextmenü müssen Sie klicken, um dies tun zu können?
  5. Sie möchten in den Programm-Optionen den Benutzernamen ändern. Wo müssen Sie klicken, um dies tun zu können?
  6. Was bewirkt ein Klick auf das rot umrandete Symbol("Format kopieren")?
  7. Wo können Sie klicken, um alle Formatierungen des markierten Textes zu löschen?
  8. Wo können Sie klicken, um das Dialogfenster Tabstopps zu öffnen? (Es ist nicht nötig, vom Register Seitenlayout zu einem anderen Register zu wechseln!)
  9. Sie möchten den Abstand zwischen dem Bild und dem umgebenden Text vergrößern. Wo müssen Sie klicken, um dies tun zu können?
  10. Sie klicken auf das Symbol Bilder komprimieren (rot umrandet). Was können Sie damit erreichen?
  11. Sie möchten Ihren Briefkopf in die Kopfzeile schreiben (so dass er bei einem mehrseitigen Dokument auf jeder Seite sichtbar ist). Wo können Sie klicken, um dies zu tun?
  12. Wo können Sie klicken, um alle Formatierungen zu löschen, so dass nur Text im Standard-Format übrig bleibt?
  13. Was passiert, wenn Sie in der abgebildeten Situation den Tabstopp bei 4 cm (rot umrandet) auf 6 cm verschieben?
  14. Wo müssen Sie klicken, um ein neues Dokument zu erstellen oder ein bereits gespeichertes Dokument zu öffnen?

Verknüpfungen auf der Oberfläche anlegen

Der Start von Programmen erfolgt in der Regel über "Start"|"Alle Programme" usw.
Das ist sehr umständlich. Einfacher ist es, wenn Sie auf Ihrer Bildschirmoberfläche
Verknüpfungen für die am häufigsten benutzten Programme anlegen.

1. Möglichkeit
1.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Eintragung im Startmenü
2.) Im Kontextmenü "Kopieren" anklicken
3.) Rechtsklicken Sie dorthin, wo die Verknüpfung gespeichert werden soll
4.) Im Kontextmenü "Vernüpfung erstellen" anklicken

2. Möglichkeit
1.) Rechtsklicken sie dorthin, wo die Verknüpfung gespeichert werden soll
2.) Wählen Sie im Kontextmenü "Neu" und "Verknüpfung"
3.) Bei "Ziel" auf "Durchsuchen" klicken
4.) Wählen Sie Pfad und Namen der Zieldatei

3. Möglichkeit
1.) Öffnen Sie das Startmenü
2.) Suchen Sie den Programmnamen
3.) Halten Sie die ALT-Taste gedrückt
4.) Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Programm auf des Desktop-Hintergrund




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Kontextmenü am Startknopf vervollständigen

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in Windows auf den Startknopf drücken, erhalten Sie ein Kontextmenü.
In diesem Kontextmenü finden Sie den Eintrag "Explorer" und andere Programme.
Sie können dieses Kontextmenü mit eigenen Programmeinträgen vervollständigen,
wenn Sie folgende Aktionen durchführen:

1.) Klicken Sie auf "Start" und danach auf "Ausführen"
2.) Geben Sie in das Fenster "Ausführen" "regedit" ein und drücken Sie "OK"
3.) Gehen Sie im linken Fensterbereich zum Schlüssel "HKEY_CLASSES_ROOT\Directory\Shell"
4.) Erzeugen Sie über "Bearbeiten"|"Neu"|"Schlüssel" einen neuen Schlüssel
5.) Geben Sie einen passenden Namen ein (dieser Name erscheint im später im Kontextmenü)
6.) Markieren Sie den neuen Schlüssel und erstellen Sie darin einen untergeordneten Schlüssel "command"
7.) Klicken Sie innerhalb von "command" doppelt auf "(Standard)"
8.) Im Dialog "Zeichenfolge bearbeiten" geben Sie als Wert die komplette Pfadangabe der Anwendung ein
9.) Drücken Sie auf "OK"


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Logbuch mit dem Editor anlegen

Sie können den "Windows-Editor" als Logbuch verwenden.
Den Editor finden Sie im "Zubehör".
Starten Sie den Editor und geben in die erste Zeile (unmittelbar an den Anfang) folgendes ein:
.LOG

Drücken Sie danach ENTER.
Immer wenn Sie jetzt eine Notiz schreiben und speichern, werden Datum und Zeit automatisch angehängt.


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Fehler aus dem Wörterbuch entfernen

Es kommt vor, dass man ins Benutzerwörterbuch versehentlich ein fehlerhaft geschriebenes Wort aufgenommen hat. Man kann das Wörterbuch als einfache Textdatei bearbeiten. Beachten Sie, dass nach jedem Eintrag ein Absatzendezeichen (Enter) stehen muss und das die Eintragungen alphabetisch sortiert sein müssen.

1.) Menü "Extras" - "Optionen" wählen
2.) Register "Rechtschreibung und Grammatik" anklicken
3.) Schaltfläche "Wörterbücher" (Version 2000) "Benutzerwörterbücher.." (Version 2003) anklicken
4.) das zu korrigierende Wöterbuch auswählen
5.) Schaltfläche "Bearbeiten" (Version 2000) "Ändern" (Version 2003) anklicken
6.) Eintrag löschen oder Korrigieren
7.) Dokument speichern


In Word 2003 korrigieren Sie über ein Dialogfenster.

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Einen Übungstext automatisch erzeugen

Oft braucht man um etwas auszuprobieren einen Übungstext. Man muss diesen Text nicht schreiben. Einfach die Eingabe der Funktion ist ausreichend. Die Funktion schreibt einen Mustersatz, der alle Buchstaben des deutschen Alphabets umfasst. Standardmäßig wird der Absatz drei mal wiederholt. In der Klammer kann die Anzahl der wiederholten Absätze (erster Wert) und die Anzahl der Sätze im Absatz (zweiter Wert) festgelegt werden. Wenn nur ein Wert eingegeben wird, gilt dieser den Absätzen.

=rand(4,6)

1.) Geben Sie die Funktion ein: =rand()
2.) Drücken Sie die ENTER-Taste


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Textbausteine (Autotext) einsetzen

1.) Schreiben Sie den Text (nur ein Wort, ein Absatz oder auch ganzen Brief), den Sie in einen Textbaustein umwandeln wollen.
2.) Drücken Sie die Tasten ALT+F3 und schreiben Sie den Namen des Textbausteins
3.) Bestätigen Sie die Aufnahme mit ENTER
Nun ist der Textbaustein gespeichert.
Wollen Sie ihn nun in den Text einfügen dann schreiben Sie den Namen des Textbausteins
und drücken F3.


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Autokorrektur nutzen

Mit der Autokorrektur, die Sie unter Menü EXTRAS - AUTOKORREKTUR-OPTIONEN finden, können Sie Begriffe während der Eingabe durch andere Begriffe ersetzen.
Wenn Sie z.B. mfg in den Textbereich eingeben und ENTER drücken, erscheint die Grußformel "Mit freundlichen Grüßen".
Oder bei der Eingabe sgdh erscheint die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren".


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Formel und Ergebnis gleichzeitig anzeigen

Beim Anpassen einer Feldfunktion schalten Sie zwischen der Formelansicht und dem
Ergebnis hin und her. Man kann aber beides gleichzeitig anzeigen:

1.) Wählen Sie die Ansicht "Normal" oder "Seitenlayout"
2.) Bewegen Sie den Mauszeiger am rechten Scroll-Balken so lange nach oben, bis der Cursor sein Aussehen in einen horizontalen Doppelstrich ändert.
3.) Drücken Sie nun die linke Maustaste und ziehen die Maus nach unten. Eine graue Linie teilt nun das Bildschirmfenster.
4.) Bewegen Sie die Scrollbalken am rechten Rand so, das beide Fenster die Funktionen anzeigen.
5.) Markieren Sie den Text im unteren Fenster und drücken ALT + F9. Die Funktionen werden im unteren Fenster sichtbar.


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Falzmarken einfügen

1.) Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen"



2.) Wählen Sie unter "Formen" durch Anklicken die Linie aus
3.) Ziehen Sie die Linie mit gedrückter Umschalt-Taste und gedrückter linker Maustaste in das Dokument
4.) Tragen Sie rechts in das das Textfeld die Breite 0,4 cm ein



5.) Klicken Sie "Position" an
6.) Geben Sie bei "Horizontal" - "Absolute Position" "0" und "Seite" ein
7.) Wählen Sie bei "Vertikal - "Absolute Position" "10,5" und "Seite" aus



8.) Die neue Falzmarke hat noch die "Anfasser". Drücken Sie nun STRG+D um die Falzmarke zu verdoppeln
9.) Klicken Sie wiederum auf "Position" um die nächste "Falzmarke" zu positionieren
10.) Geben Sie bei "Horizontal" - "Absolute Position" "0" und "Seite" ein
11.) Wählen Sie bei "Vertikal - "Absolute Position" "21" und "Seite" aus
12.) Markieren Sie beide Falzmarken, indem Sie sie mit gedrückter STRG-Taste anklicken
13.) Drücken Sie ALT+F3, schreiben Sie "Falzmarken" und drücken Sie ENTER.
Damit werden die Marken als "Schnellbaustein" abgelegt und sie können jederzeit wieder aufgerufen werden.

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Adress- und Infoblock erstellen

1.) Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen"
2.) Wählen Sie "Textfeld" und aus dem aufgeklappten Menü "Einfaches Textfeld"
(das wird der "Adressblock")
3.) Klicken Sie mit der Maus auf den Rand des Textfelds, so dass die Linie durchgezogen erscheint
4.) Wählen Sie das Register "Start" und unter "Formatvorlagen" die Formatvorlage "kein Leerraum"
5.) Klicken Sie auf die gelbe Registerlasche "Zeichentools" um zurückzugelangen
6.) Klicken Sie in die Mitte des eingefügten Textfeldes und schreiben Sie den Inhalt hinein (siehe unten)



7.) Klicken Sie auf "Position" und unten auf "Weitere Layoutpositionen"
8.) Geben Sie unter "Horizontal" hinter "Absolute Position" "2,41" und "Seite" ein
9.) Wählen Sie unter "Vertikal" hinter "Absolute Position" "5,08" und "Seite" aus
10.) Klicken Sie unter "Optionen" "Verankern" an und nehmen Sie das Häkchen unter "überlappen zulassen" raus



11.) Klicken Sie auf die Registerlasche "Textumbruch" und wählen Sie "Oben und unten"



12.) Drücken Sie auf "OK"
13.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfeldes (Rahmen erscheint durchgezogen)
14.) Wählen Sie im Kontext "kein Rahmen" (siehe unten)



15.) Wiederholen Sie das ganze mit einem zweiten Textfeld (Infoblock), in welches Sie folgenden Inhalt setzen:


16.) Wählen Sie für "Bildposition" unter "Horizontal" "Absolute Position" "12,57" und "Seite" und
unter "Vertikal" "Absolute Position" "5,08" und "Seite"
17.) Alle anderen Arbeitsschritte entsprechen den Arbeitsschritten beim Adressblock


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Serienbrief erstellen

Die Erstellung eines Serienbriefes erfordert zwei Dokumente. Zuerst die sogenannte Steuerdatei. Das ist eine Tabelle in der alle Textteile aufgeführt sind, die sich von Brief zu Brief ändern. Praktischer Weise wird diese zuerst erstellt. Danach schreibt man das "Hauptdokument". Das ist der Brief mit dem für alle Empfänger gleichen Text. Durch die Serienbrieffunktion werden beide Dokumente verbunden und Sie können den Seriendruck ausführen. Für jede gefüllte Zeile in der Tabelle entsteht beim Seriendruck ein gedruckter Brief.

1.) Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen"
2.) Wählen Sie unter "Tabelle" die Anzahl der Tabellenkästen durch Anklicken aus.
3.) Schreiben Sie die Spaltenkopfbezeichnung und den veränderlichen Text in die Tabelle (siehe unten)


4.) Speichern Sie die Tabelle ab. Wählen Sie z.B. den Namen "Steuerdatei".
5.) Rufen Sie über menü "Datei","Neu" und "Erstellen" ein neues Dokument auf.
6.) Schreiben Sie den für alle Briefempfänder gleichbleibenden Text (siehe unten)



7.) Speichern Sie den Brief unter einem beliebigen Namen ab.
8.) Klicken Sie auf das Register "Sendungen" und "Empfänger auswählen"
9.) Wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden"
10.) Suchen Sie die Steuerdatei und klicken Sie den Namen der Steuerdatei an
Danach sind beide Dokumente für den Seriendruck verbunden.
11.) Stellen Sie die Einfügemarke an die Einfügeposition (11. Zeile für den Empfänger)
12.) Klicken Sie auf "Seriendruckfeld einfügen"
13.) Klicken Sie in der nun erscheindenden Liste auf den Namen des Seriendruckfeldes welches Sie einfügen wollen.
14.) Stellen Sie den Cursor an die nächste Einfügeposition und fügen Sie das nächste Seriendruckfeld ein.
15.) Wiederholen Sie das Ganze bis alle Seriendruckfelder eingefügt worden sind


16.) Klicken Sie auf "Autom. Fehlerüberprüfung" um die Fehler zu überprüfen
17.) Schließen Sie das nun im Vordergrund liegende Kontrolldokument "Serienbriefe1"
18.) Um den Seriendruck auszuführen drücken Sie auf "Fertigstellen und zusammenführen" und danach auf "Dokumente drucken" und "OK"

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Feldfunktionen einfügen


Sie können sich viel Arbeit ersparen, wenn Sie Feldfunktionen einsetzen. Sie können z.B. ein Feld einfügen, welches automatisch immer die altuelle Seitenzahl anzeigt.
Drücken Sie STRG+F9 und schreiben dann page.
Zum Schluss drücken Sie die Funktionstaste F9.


Weitere nützliche Feldfunktionen finden Sie hier:
1.) Register "Einfügen" anklicken
2.) "Schnellbausteine" anklicken
3.) "Feld..." anklicken
4.) Feldfunktion links durch Anklicken auswählen
5.) rechts Feldeigenschaften und Optionen auswählen; OK





alternativ:
1.) mit STRG+F9 die Funktions-Klammern aufrufen
2.) Funktionsnamen schreiben:
z.B. {Filename \p}
3.) F9 zur Aktualisierung drücken



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Text und Zellwerte verbinden

Oft möchte man einen Text ständig mit einem Zellinhalt verbinden. Es soll sich der Zellwert ändern können. Der dazu gehörende Text bleibt aber immer gleich.

Geben Sie die Formel ein:
="Computer: " & Summe(A1:A10)
oder:
="Klassendurchschnitt: " & A1 + B1 +C1


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Standard-Diagramm erstellen

Um sehr schnell ein Diagramm zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1.) Markieren Sie die Daten, welche im Diagramm dargestellt werden


2.) Drücken Sie die Funktionstaste F11 (Standard-Diagramm)
3.) Nutzen Sie die Diagramm-Symbolleiste, um den Diagrammtyp zu ändern.



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Gesamte Tabelle markieren

Klicken Sie mit der Maus zwischen den Spaltenkopf "A" und den Zeilenkopf "1", um die gesamte Tabelle zu markieren.


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Eigene Funktionen erstellen


1.) Drücken Sie ALT+F11 um in den Visual Basic Editor zu gelangen
2.) Klicken Sie links im VBA-Projekt-Fenster die Mappe an, mit der Sie arbeiten
3.) Dann klicken Sie auf Menü "Einfügen" | "Modul"
(ein Modulfenster wird geöffnet)
4.) Hier tragen Sie den Quellcode für die Funktion ein z.B.:

Function Prozent(x,hundertprozent)
Prozent=x*100/hundertprozent
End Function


5.) Speichern Sie die Arbeitsmappe ab. Drücken Sie dazu auf das Diskettensymbol in der Standard-Symbolleiste.
6.) Zur Excel-Oberfläche kommen Sie zurück, wenn Sie auf das grüne Excel-Symbol links oben drücken
7.) Die Funktion ist nun im Funktionsassistenten unter der Kategorie "Benutzerdefiniert" zu finden und aufzurufen


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Große Tabellen mit Maske eingeben


1.) Schreiben Sie die Spaltenüberschriften der Tabelle, die erstellt werden soll
2.) Stellen Sie den Zellzeiger auf eine Spaltenüberschrift
3.) Wählen Sie nun Menü "Daten"|"Maske"
4.) Die folgende Abfrage beantworten Sie mit "OK"
5.) Die Maske erscheint. Nach jeder Eingabe eines Datensatzes drücken Sie auf die Schaltfläche "Neu"

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ClipArts auflösen


Sie können eine ClipArt-Grafik in die Bestandteile auflösen, um die einzelnen
Elemente zu bearbeiten. Das ist nur mit ClipArts (*.wmf) möglich!

1.) Mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken
2.) "Gruppierung" - "Gruppierung aufheben" anklicken
3.) "JA" anklicken
4.) "Gruppierung" - "Gruppierung aufheben" anklicken


die einzelnen Elemente der Grafik
sind nun mit "Anfassern" versehen

5.) mit der Maus in den leeren Hintergrund klicken, um Markierung aufzuheben



6.) Einzelnes Element anklicken und bearbeiten z.B.
  • mit Entf-Taste löschen
  • oder mit dem Farbtopfsymbol mit anderer Farbe versehen
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Zeichnungselemente gruppieren


Mehrere Zeichnungselemente können zu einem Bild zusammengefaßt (gruppiert) werden.

1.) Mit gedrückter linker Maustaste diagonal über alle Bildelemente ziehen.


Danach sind die "Anfasser" sind zu sehen.

2.) Mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken
3.) "Gruppierung" - "Gruppierung" anklicken

- "Gruppierung" = neu zusammenstellen
- "Gruppierung wiederherstellen" = alte Elemente neu verteilt zusammenführen




Alternative für das Kontextmenü:
Tastenkombination für Gruppieren: STRG+Umschalt+J
Tastenkombination für Gruppierung aufheben: STRG+Umschalt+H

4.) Die gruppierten Elemente können jetzt wie ein Bild behandelt werden

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Effektive Tastenkombinationen


Mit drei Tastenkombinationen können Sie in PowerPoint effektiv arbeiten:

Sie erstellen eine neue leere Präsentation mit STRG+N.
Mit STRG+M rufen Sie eine neue Folie auf.
Von einen Textrahmen zum nächsten gelangt man mit STRG+ENTER.
Wenn Sie den letzten Textrahmen der Folie mit Text gefüllt haben,
können Sie mit STRG+ENTER eine neue Folie aufrufen.


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Kurztasten für den Internet Explorer

Hier liste ich ein paar geniale Tastentricks auf, die man mal ausprobieren sollte.

F4 > klappt die Liste aller in der Adressleiste angegebenen Adressen herunter

ALT+[Pfeil] > eine Seite vor bzw. zurück

STRG+D > speichert die Webseite als Favorit

STRG+P > druckt die aktuelle Seite

STRG+F > Suchen nach einem Wort in einer Webseite

STRG+W > Schließt das Browserfenster

TAB > springt von Link zu Link

STRG+TAB > springt zwischen verschiedenen Frames und der Adressleiste hin und her

F11 > vergrößert das Browserfenster

STRG+N > öffnet ein zusätzliches Browserfenster

F5 > der Inhalt des Browsers wird aktualisiert




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Links für Internetseiten erstellen

Man kann sehr einfach auch ohne "Favoriten" links (Verknüpfungen) zu den interessanten Internetseiten einrichten:

1.) Verkleinern Sie den Internetexplorer, so dass der Bildschirmhintergrund am Rand zu sehen ist
2.) Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol, welches vor der Internetadresse in der Adresszeile zu sehen ist
3.) Ziehen Sie dieses Symbol mit gedrückter linker Maustaste auf den Desktop oder in ein MS-Office Dokument

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